KPI bez disciplíny nefungují

Management má k dispozici obchodní reporting. Vidí výsledky, pipeline, forecast i aktivitu obchodního týmu. Přesto se často opakují stejné problémy.

• forecast pravidelně nevychází,
• pipeline nepřináší očekávané výsledky,
• akvizice funguje nárazově,
• obchodníci vykazují aktivitu, ale obchodní výsledky stagnují.

Na první pohled by se mohlo zdát, že problém spočívá v nedostatku dat nebo nevhodně nastavených metrikách. Ve skutečnosti bývá situace často opačná. Data existují, KPI existují, ale chybí disciplína při práci s nimi.

Právě zde vzniká rozdíl mezi firmou, která obchod měří, a firmou, která obchod skutečně řídí.

Obchodní KPI samy o sobě výkon nezlepší.Výkon vzniká až ve chvíli, kdy se podle nich obchod skutečně řídí.

Mnoho organizací investovalo čas i prostředky do budování obchodního reportingu. Zavedly CRM, definovaly KPI a vytvářejí pravidelné přehledy. Přesto se obchodní výsledky často mění výrazně méně, než management očekává.

Důvod bývá jednoduchý. KPI nejsou řízení. Jsou pouze jedním z nástrojů obchodního řízení.

KPI nejsou řízení

V obchodě se často zaměňují tři různé pojmy: měření, reportování a řízení.

Měření odpovídá na otázku, co se děje. Reportování odpovídá na otázku, jaký je aktuální stav. Řízení odpovídá na otázku, co s tím uděláme.

Právě třetí oblast bývá nejčastěji podceňována.

Mnoho firem dokáže velmi přesně popsat svůj obchodní výkon. Dokáže ukázat počet příležitostí, aktivitu obchodního týmu nebo hodnotu pipeline. Mnohem méně firem však dokáže na základě těchto dat pravidelně přijímat rozhodnutí, která obchod skutečně ovlivňují.

KPI pouze ukazují stav. Samy o sobě nic nezmění.

Když se KPI sledují, ale nic se podle nich nemění

Tento scénář bývá v obchodním řízení překvapivě častý.

Vznikne report. Proběhne obchodní porada. Prezentují se čísla a diskutují výsledky. Tím však celý proces často končí.

Nevznikne konkrétní rozhodnutí.

Nevznikne změna obchodního režimu.

Nevznikne odpovědnost.

Nevznikne navazující krok.

Při další poradě se proto opakují stejné problémy, stejná čísla, stejné diskuse i stejné otázky.

Z pohledu managementu je důležité uvědomit si, že obchodní reporting není cílem. Je pouze vstupem do rozhodování.

Pokud se po vyhodnocení KPI nic nezmění, pak obchodní metriky neplní svou hlavní funkci.

Měřit obchod nestačí.

Pokud KPI nevedou k rozhodnutí, jsou jen další tabulkou.

Disciplína je důležitější než počet metrik

Ve snaze získat lepší přehled o obchodu firmy často přidávají další a další ukazatele, nové dashboardy, reporty i KPI.

Výsledkem bývá situace, kdy management sleduje velké množství čísel, ale současně ztrácí schopnost soustředit se na to podstatné.

Zkušenost z praxe ukazuje, že mnohem důležitější než počet metrik je disciplína při práci s nimi. Lepší bývá mít několik klíčových ukazatelů, které se pravidelně vyhodnocují a podle kterých se přijímají rozhodnutí.

Typicky například:

• nové obchodní příležitosti,
• kvalita pipeline,
• konverze mezi obchodními fázemi,
• obchodní aktivita,
• forecast,
• délka obchodního cyklu.

Samotný seznam metrik však nestačí. Důležité je, zda se stávají součástí obchodního řízení.

KPI musí být propojené s obchodním rytmem

Jedním z nejčastějších problémů bývá oddělení reportingu od reálného řízení obchodu.

KPI, reporty i dashboardy existují. Obchod však často funguje podle jiných pravidel.

Řízený obchod pracuje s KPI průběžně. Jsou součástí obchodních porad, pipeline review, forecast review, řízení akvizice i práce s jednotlivými obchodníky.

Nejde o samostatnou tabulku vytvořenou jednou za měsíc. Jde o pravidelnou součást obchodního rytmu.

Právě zde se často rozhoduje o tom, zda mají obchodní KPI skutečný přínos.

Kdy KPI začínají fungovat

Obchodní KPI začínají dávat smysl ve chvíli, kdy management dokáže odpovědět na několik jednoduchých otázek:

• Co konkrétní číslo znamená?
• Proč se vyvíjí právě tímto způsobem?
• Kdo za něj odpovídá?
• Jaké opatření přijmeme?
• Kdy výsledek znovu vyhodnotíme?

Pokud podobné otázky nezazní, zůstávají KPI pouze přehledem dat.

Pokud se naopak stávají součástí rozhodování, začínají plnit svůj skutečný účel. Pomáhají řídit obchodní výkon, ne pouze měřit obchodní aktivitu.

Závěr

Firmy často nepotřebují více reportů, dashboardů ani KPI. Potřebují větší disciplínu v tom, jak s obchodními daty pracují.

Rozdíl mezi firmou, která obchod měří, a firmou, která obchod řídí, obvykle nevzniká v tabulce.

Vzniká v pravidelném rozhodování.

Právě tam se z obchodních dat stává skutečný nástroj řízení obchodního výkonu.